Desde el comienzo de la gestión de proyectos, hemos tenido desafíos para mantener los proyectos a raya en tiempo, presupuesto y ejecución de tareas. Para los gerentes de proyectos, es común administrar no solo varios equipos, sino también varios proyectos simultáneamente que se deben complementar para un objetivo común. El auge de la inteligencia artificial (IA) tiene el potencial de transformar significativamente la práctica de la gestión de proyectos. La IA puede ayudar a los gerentes de proyectos y a los miembros del equipo mediante la automatización de tareas repetitivas y de gran volumen para permitir el análisis de proyectos para la estimación y predicción de riesgos, brindando recomendaciones procesables e incluso tomando decisiones. La IA es potencialmente un cambio en el juego para la gestión de proyectos al ayudar a acelerar la productividad y aumentar las tasas de éxito de los proyectos en el futuro.

Siempre que iniciamos un nuevo proyecto, no importa cuanta planificación hagamos, no sabemos a ciencia cierta si terminará bien o mal. Y mientras más complejo sea el proyecto, existen gran cantidad de piezas móviles que pueden echar a perder la planificación. ¿Qué papel puede jugar la IA en la gestión de proyectos? ¿Podemos tomar ventaja de la tecnología para conseguir proyectos exitosos?

¿Qué es la Inteligencia Artificial?

Primero, ¿qué es la inteligencia? se puede describir como la capacidad de percibir o inferir información, y retenerla como conocimiento para aplicarlo a comportamientos adaptativos dentro de un entorno o contexto. Pero cuando determinadas operaciones «cognitivas» propias de los humanos, tales como: el autoaprendizaje, la toma de decisiones y la resolución de problemas, se trasladan a un programa de computación,  estaríamos hablando de IA. La IA intenta replicar y desarrollar la inteligencia y sus procesos implícitos a través de computadoras, utiliza algoritmos que analizan datos. Se puede decir que la IA es la capacidad de las máquinas para usar algoritmos, aprender de los datos y utilizar lo aprendido en la toma de decisiones tal y como lo haría un ser humano.

¿Cómo funciona la Inteligencia Artificial?

La IA se alimenta de algoritmos, cada vez más complejos. Y su desarrollo es cada vez más rápido gracias al aumento exponencial en el procesamiento de las computadoras. En nuestros días, tenemos una gran cantidad de datos disponibles para su uso. El análisis de datos se basa generalmente en dos tipos de información: datos estructurados y datos no estructurados. El Big Data está ayudando a las grandes empresas a mejorar sus operaciones internas y externas.

¿Influirá la Inteligencia Artificial en la Gestión de Proyectos?

Como hemos dicho antes, una de las características propias de la IA es su capacidad para la gestión masiva de datos. Básicamente el combustible que alimenta la IA son los datos. Podríamos decir que la Gestión de Proyectos es una gran base de datos en sí misma. El gerente de proyecto debe tratar con una cantidad masiva de datos, tales como: información básica del proyecto (nombre del proyecto, cliente, localización del proyecto, código del proyecto, responsables de proyecto, entre otros), relación de riesgos y oportunidades para el proyecto, datos sobre el cronograma de actividades del proyecto (comienzo y fin de los trabajos, duración de las actividades, recursos a utilizar, progreso del proyecto, restricciones de proyecto, etc.), presupuesto y costos del proyecto, fabricantes y subcontratistas, garantía, órdenes de cambio, y mucho más. Es por esta cantidad de datos que la IA podría llegar a ser parte importante en la gestión de proyectos.

¿Cómo cambiará la Inteligencia Artificial el mundo de la Planificación y Control de Proyectos?

Ya hemos visto que la IA se alimenta de gran cantidad de datos, que organiza y utiliza a través de algoritmos propios para la toma de decisiones. En un proyecto hay un área que destaca por encima del resto en cuanto a cantidad de datos se refiere. Estamos hablando del Cronograma de Proyecto. El Cronograma o Diagrama de Gantt incluye desde la estructura de trabajo, datos generales del proyecto, códigos de identificación de actividades, recursos, presupuesto, costos y miles de datos más. Éste se considera una gran base de datos, y con el uso de IA se podría alterar en tiempo real para la mejor utilización de recursos.

La IA, gracias al machine learning y al deep learning será capaz de aprender de los datos que se generan mientras cada uno de los proyectos vayan concluyéndose. De este modo, todas y cada una de las lecciones aprendidas durante nuestros proyectos, y gracias a un tratamiento estadístico de los datos, hará posible que los proyectos futuros se planifiquen y ajusten desde un principio a una realidad futura que a priori desconocemos. Planificar mediante IA nos hará reducir considerablemente el riesgo y la incertidumbre del proyecto.

¿Cómo podría aplicarse la IA en la Gestión de Proyectos?

Son varias las aplicaciones que podrían llevarse a cabo en la Gestión de Proyectos gracias a la IA:

1. Reducción del riesgo de los proyectos
2. Gestión de los recursos
3. Gestión del progreso del proyecto
4. Análisis de los KPI

Beneficios de aplicar la inteligencia artificial en la gestión de proyectos

• Análisis predictivo: se realiza a partir de la información sobre el resultado de otros proyectos realizados anteriormente.
• Conexión de datos: la IA es capaz de relacionar información que extrae de fuentes muy diversas, encontrando similitudes que pasarían inadvertidas al ojo humano. Esto permite crear patrones útiles en la mejora de los procesos, así como la detección temprana de riesgos.
• Reducción de costos: es posible automatizar y agilizar tareas repetitivas o incluso eliminarlas, lo que reduce los costos mientras aumenta la calidad del trabajo.
• Priorización de tareas: La IA permite ayudar a los equipos a comprender las prioridades y concentrarse en las tareas más urgentes.
• Ayuda para la gestión integral del proyecto: Gracias a la información que proporcionan los algoritmos de IA, el gerente del proyecto obtiene una visión global del mismo, de las tareas y de los equipos. Así puede repartir el trabajo con más eficacia y evitar los cuellos de botella.

Acerca del autor:

Carelia Rojas: Ingeniero de Petróleo, estudios de postgrado en de Ingeniería en Ingeniería de Petróleo y Administración de Empresas, facilitador, especialista en Inteligencia Artificial y Profesora a dedicación exclusiva, Escuela de Ingeniería de Petróleo UCV.

Posee certificación como Artificial Intelligence Professional Certificate

Facilitadora del taller de Artificial Intelligence Professional Certificate – CAIPC™ para PITS Soluciones.