La comprensión de un proyecto antes de su inicio permite aumentar de manera notable las oportunidades de éxito en la ejecución del mismo. Cada tipo de proyecto tiene sus propias complejidades, características, nivel de riesgo e incertidumbre, que naturalmente inciden en la selección de la estrategia correcta para su planificación, ejecución, monitoreo y cierre.
Conocer completamente sus características y poder tipificarlo ha sido objeto de estudio por mucho tiempo. Así tenemos modelos como el Cynefin y la matriz de Stacey que facilitan el proceso, particularmente en el tratamiento de la complejidad. En mi opinión esto no resuelve el problema, aún seguimos fallando en los proyectos.
Por otro lado, la aplicación de estos modelos puede resultar en sí mismo algo complejo. La buena noticia es que podemos simplificar bastante el proceso y abordar la tarea de conocer el proyecto a través de tres pasos sencillos.
El primer paso para la comprensión del tipo de proyecto frente al que estamos, y aumentar las oportunidades de una ejecución exitosa, es entender cuáles son las variables más importantes en la tipificación del proyecto, así tenemos que la primera variable, quizás la más importante, es el nivel de definición del alcance.
En este caso podemos ir desde tener un escenario ideal con un alcance totalmente definido, sin ningún tipo de incertidumbre y sin áreas «grises», hasta tener un proyecto con un alcance en el cual no hay ningún tipo de definición, en el que solo tenemos una idea preliminar de lo que se quiere obtener al final. Cada uno de estos extremos presentan sus propias dificultades.
Como segunda variable tendríamos la expectativa de cambio, al igual que en la variable anterior, podemos imaginar un continuo que va desde un proyecto en el que no está previsto ningún cambio hasta proyectos en los cuales los cambios estarán a la orden del día y tendremos que lidiar con ellos constantemente.
Como tercera variable podemos considerar la cantidad de experiencia en la ejecución de proyectos similares al proyecto que estamos por iniciar. Igualmente podemos tener dos posiciones extremas, nunca lo hemos hecho o lo hemos hecho muchas veces, evidentemente esta falta o abundancia de experiencia nos dará menor o mayor oportunidad de identificar a priori posibles situaciones. No reduce los eventos o los riesgos pero si nos da mayor capacidad de preparación y atención a los mismos.
Seguramente podemos encontrar otras variables igualmente interesantes, tales como: necesidad de entrega al cliente (por parte o de una sola vez), frecuencia de retroalimentación (escasa o constante), financiamiento y disponibilidad de recursos (autofianciado o financiamiento externo), impacto del proyecto (Alto o bajo), nivel de riesgos técnicos (Alto o bajo), apoyo de la dirección de la organización y de interesados (ninguna o comprometidos), etc. Sin embargo, con solo evaluar las tres que planteamos inicialmente ya nuestras oportunidades de tener éxito en el proyecto aumentarán.
El segundo paso para la comprensión del proyecto y su posterior tipificación es la valoración de las variables anteriores. En este punto podemos asociar escalas de valores para cada variable y ubicar nuestro proyecto en esas escalas, así sabremos en “blanco y negro” que esperar y podremos iniciar la planificación.
La verdadera ganancia al emplear un tiempo para estudiar el proyecto, sus características y profundizar nuestra comprensión es la identificación de aspectos que quizás no resultaban evidentes, al final lo que se quiere es estar mejor preparados.
Como tercer paso podemos entonces pasar a la definición del Ciclo de Vida (Adaptativo, Predictivo o Híbrido), definir la mejor estrategia para su gestión, planificación y ejecución, crear líneas bases y planes para aquellos proyectos que lo requirieran
Podemos además complementar con técnicas como AWP, Last Planner System o CCSU, si aplicara para la naturaleza del proyecto.
Más información de Gestión de proyectos, tipificación y estrategias de ejecución en nuestro taller de Gerencia Integral de Proyectos GIP. En el cual te daremos lo que necesitas saber para abordar de manera exitosa tus proyectos y los de tu organización.
Acerca del autor:
Ned Rodriguez: Ingeniero de Sistemas, estudios de postgrado en Gerencia de Proyectos, facilitador, conferencista e investigador en Gerencia de Proyectos. Especialista en Gestión de Proyectos, Gestión de Cronograma, Gestión de Riesgos y Agilidad. Posee las certificaciones del PMI como: Project Management Professional (PMP ID 20.966, 1.999), Risk Management Professional (PMI-RMP ID 1.550.638, 2012), Scheduling Management Professional (PMI-SP ID 1.587.543, 2012) y Agile Certified Practitioner (PMI-ACP ID 3.209.403). Además está certificado por el PMI en las siguientes Microcredenciales: Agile Hybrid Project Pro, Agile Metrics Micro-Credential, Built Environment Technology and Innovation Pro.
También está certificado como: Agile Coach, Agile Business owner, PRINCE2 Project Manager Foundation (# GR633090694NR), Scrum Advance, Scrum Master, Scrum Product Owner, Scrum Developer Team, User Stories Foundations, Design Thinking Professional, Enterprise Design Thinking Practitioner, Team Kanban Practitioner y OKR Trainer. Es facilitador de los programas de preparación para las certificaciones PMP, PMI-RMP, PMI-ACP y PMI-SP, coordinador y miembro del equipo de facilitadores del diplomado en Gerencia de Proyectos de la Universidad Gran Mariscal de Ayacucho, Venezuela. Facilitador del Programa de Gerencia de Proyectos Aplicada y de los talleres de Planificación y Control de Proyectos, Gestión de Riesgos, Gestión Integral de Proyectos, Scrum y OKR para PITS Soluciones.