Principios o Fundamentos en la Gestión de Riesgos:
Algunos de los principios de la Gestión de riesgos provienen de la gestión de proyectos, otros de teoría de gerencia o management. En general los principios en la gestión de riesgos que enunciamos a continuación se pueden considerar como guías que deben modelar nuestro comportamiento en materia de gestión de riesgos en proyectos:
- El objetivo es aumentar la predictibilidad de los proyectos, esto se logra a través de la identificación y tratamiento temprano de factores probabilísticos que pueden influir en el logro de los objetivos del proyecto.
- Adaptabilidad: se realiza un tratamiento particular a cada proyecto, de acuerdo a los objetivos y características del mismo.
- Se establecen las prioridades de atención de los riesgos según los objetivos, las prioridades, las características del proyecto y de los riesgos mismos.
- Tiene un carácter integral, se involucra a todas las áreas de la organización.
- Proceso continuo, desde el inicio, a lo largo de todas las fases y hasta el cierre del proyecto.
- Involucramiento temprano, constante y oportuno de todos los roles del proyecto en la identificación, análisis, planificación de respuestas, implementación y monitoreo de los riesgos.
- Utiliza de manera importante los Activos de procesos de la organización
Algunos mitos en la Gestión de Riesgos
Es común conseguir en personas, equipos y organizaciones las siguientes creencias con respecto a la gestión de riesgos en proyectos. Los mitos pueden llegar a ser parcialmente ciertos, pero no deben aceptarse como realidades universales.
- El dueño del proceso de gestión de riesgos es quien debe gestionar los riesgos. La verdad es que es tarea de todos, todos los miembros del equipo deben gestionar los riesgos, deben manejar al menos los fundamentos.
- La gestión de riesgo es burocracia que no genera resultados interesantes. Es común que una mala gestión de riesgos genere esta idea, es probable que si solo nos quedamos en la documentación y no pasamos a la acción realmente no se genere ningún resultado para el proyecto. La gestión de riesgo es acción y atención de problemas antes de que ocurran.
- La gestión de proyectos bien realizadas es suficiente para gestionar los riesgos de los proyectos. La verdad es que una buena gestión de proyectos ayuda muchísimo y disminuye la necesidad de la gestión de riesgos, sin embargo; es la mejor gestión de proyectos la que trae consigo a la gestión de riesgos.
- Tener una reserva de contingencia es un uso ineficiente de los recursos. El equipo eficiente planifica y estima con precisión y no necesita reservas. Pensar de esta manera es negarse a la posibilidad de la ocurrencia de eventos inesperados o imprevistos, conocidos o desconocidos.
- Si tenemos suerte y no pasa nada los riesgos no nos afectarán. Sobre estimando nuestra capacidad de resolución pensamos que los problemas no vendrán o cuando vengan podremos atenderlos, por lo que ni siquiera nos ocupamos de identificar y analizar los riesgos. No siempre tendremos la capacidad, además al colocarnos en la condición de no estar preparados y reaccionar al evento, despreciaremos la posibilidad de estar preparado responder al evento.
- Todo riesgo es malo, es una amenaza. Los Riesgos ciertamente pueden ser problemas potenciales, y en caso de materializarse tener impactos negativos. Es importante entender que el riesgo puede ser tanto amenazas como oportunidades.
- La única estrategia que tenemos de atención para los riesgos es la mitigación, es por ello que solo hablamos del plan de mitigación y de las acciones de mitigación, cuando en realidad podemos escalar, evitar, explotar, mejorar, aceptar, transferir y compartir los riesgos.
- La Gestión de Riesgo es cuestión de análisis numéricos y simulaciones, que son costosas y complejas. El análisis cuantitativo de riesgo puede resultar muy útil, pero es de lo que menos hacemos. Un porcentaje muy alto de proyectos y riesgos pueden ser atendidos a través de análisis cualitativo.
Errores comunes en la Gestión de Riesgos:
Son muchos los errores que hemos encontrado en los proyectos que hemos apoyado, en los equipos de trabajo y en las organizaciones. En algunos casos por no tener los principios, procesos y fundamentos totalmente claros, en otros casos por estar presentes los mitos anteriores.
- No tener en cuenta las oportunidades, solo las amenazas. Con la consecuencia natural de pérdida de oportunidades para los proyectos.
- Definiciones débiles de los riesgos. Causas, eventos e impactos de riesgo confusos e intercambiados.
- Para la identificación de riesgos sólo usar listas de verificación y no considerar otros mecanismos, involucrando al equipo en dinámicas creativas y participativas.
- No utilizar valores estándares en la valoración de la probabilidad e impacto de los riesgos durante la planificación del proyecto.
- No considerar técnicas sencillas para analizar la sensibilidad del proyecto a distintos riesgos y definir acciones de atención acorde a la misma.
- No desarrollar los planes de contingencia (Plan B) junto con planes de respuesta (Plan A), llamarlos a todos planes de “mitigación”.
- No definir una matriz de roles y responsabilidades asociada a la atención de los riesgos, incluyendo a los miembros del equipo por eventos de riesgo específicos.
- Pensar que la gestión de riesgos es algo puntual y no es continuo, que es algo del director de proyectos y no del equipo, que es algo para el momento de ejecución del proyecto y no algo permanente y para toda la organización.
Acerca del autor:
Ned Rodriguez: Ingeniero de Sistemas, estudios de postgrado en Gerencia de Proyectos, facilitador, conferencista e investigador en Gerencia de Proyectos. Especialista en Gestión de Proyectos, Gestión de Cronograma y Gestión de Riesgos. Posee las certificaciones del PMI como: Project Management Professional (PMP ID 20.966, 1.999), Risk Management Professional (PMI-RMP ID 1.550.638, 2012), and Scheduling Management Professional (PMI-SP ID 1.587.543, 2012). También está certificado como: PRINCE2 Project Manager Foundation (# GR633090694NR), Scrum Master, Scrum Product Owner, Scrum Developer Team, Scrum Foundation Professional, User Stories Foundations, Design Thinking Professional, Enterprise Design Thinking Practitioner, Team Kanban Practitioner.
Facilitador de los programas de preparación para las certificaciones PMP, PMI-RMP y PMI-SP, coordinador y miembro del equipo de facilitadores del diplomado en Gerencia de Proyectos de la Universidad Gran Mariscal de Ayacucho, Venezuela. Facilitador del Programa de Gerencia de Proyectos Aplicada y de los talleres de Planificación y Control de Proyectos, Gestión de Riesgos y Gestión Integral de Proyectos para PITS Soluciones.